I over 2 år har vi jobbet med å få på plass et nytt system som sikrer en trygg og effektiv drift inn i fremtiden. Vi vet at vi kan gjøre våre oppgaver enda mer effektive enn det vi gjør i dag, og det starter med gode verktøy for samarbeid og kommunikasjon. Det er dette vi skal fokusere på i dag.
Sammen som organisasjon og “familie” skal vi gjøre et skikkelig løft. Er du klar?!
Selv om det kan oppleves som utfordrende å implementere nye digitale verktøy, er det viktig for oss å huske på at dette er for å styrke vår konkurransekraft og sikre en lys fremtid for vår bedrift. Dette er ikke bare viktig for oss som enkeltpersoner, men også for hele organisasjonen og for å nå vårt felles mål om å bli best på lokalmat i Norge. Vi skal stå sammen og jobbe mot dette målet, og vi vet at digitalt samhandling og kommunikasjon er nøkkelen for å lykkes.
Veldig kort og greit; vi skal jobbe sammen på tvers av grossistene, og vi skal utveksle kunnskap og erfaringer på en god måte for å bli mer effektive. De nye verktøyene våre for kommunikasjon og samhandling sikrer at vi står sterkere sammen som grossister, og det hjelper oss å oppnå våre felles mål på en mer effektiv måte. Ved korrekt bruk av de nye verktøyene kan vi fokusere mer på det som er gøy, nemlig å selge lokalmat! Det blir en fantastisk ny hverdag!
Vi har investert i markedsledende systemer fra Microsoft: Office 365.
Microsoft Office 365 er ikke bare “kontorstøtte” eller epost, men et komplett system for samarbeid og kommunikasjon. Dette er verktøy som gjør det mulig for oss å jobbe enhetlig og sammen.
Her er de 5 hovedpunktene vi skal forholde oss til. Det viktigste nå i starten er å komme i gang, og det er akkurat det vi skal konsentrere oss om nå. Disse 5 knappene er snarveier til oppsettet av hver enkelt app. Klikk på en av de, eller scroll nedover for se alle.
Tips: Klikk på forklaringsbildene for å se større bilde.
Hva er Intranett, og hvorfor er et nyttig for deg?
På intranettet vårt legger vi informasjon og praktiske verktøy som ikke endres ofte. Det vil si at du skal kunne navigere deg til alt du trenger av verktøy for å utføre jobben din herfra. Det er også et sted for å søke etter rutinebeskrivelser og annet opplæringsmateriale. Sist, men ikke minst så vil det bli delt nyhetssaker fra tid til annen som er nyttig lesning for alle ansatte.
Kunnskap er vår nye plattform for opplæring, rutinebeskrivelser og annen kunnskap man trenger for å utføre oppgaver i Spesialgrossisten. Her er målet at alt vi gjør til det daglige skal stå beskrevet i en forståelig «oppskriftt». Dette gjør at Kunnskap vil fungere som et søkbart oppslagsverk for hver gang du lurer på noe, men også som et sted for å lære nye ansatte hvordan de utfører sine oppgaver.
Inne i Kunnskap vil du også finne mer detaljert informasjon om de samme verktøyene du lærer om på denne siden.
Når du er på hovedsiden til intranettet, trykk deg enkelt inn på Kunnskap via knappen som vist på bildet. Så lenge du er logget inn med din Microsoft konto så skal du også ha tilgang her.
Bruker du Facebook Messenger og SMS til jobb? Nå skal du endelig kunne skille jobb og privat på en ryddig måte. Men ikke bare det, Teams er et fantastisk verktøy for å kommunisere med kolleger, dele filer, planlegge møter, kategorisere samtaler på avdelinger og tematikk, og mye mer.
Ved å ta i bruk Teams som verktøyet for jobbrelatert kommunikasjon så bidrar det i retning av et tydelig skille mellom jobb og privat. Dette skillet bidrar igjen til å redusere risiko for omdømme eller sikkerhetsavvik ved at privat og jobb blandes på samme plattform.
Inne i Teams har vi egne kanaler for de ulike fagområdene slik at alle blir involvert. Tips, triks og erfaringer, og ikke minst svar på fagrelaterte spørsmål kommer alle tid gode i et ryddig format.
Det er to måter du kan bruke Teams på en datamaskin. Enten direkte i nettleseren din, eller ved å laste ned skrivebords-appen. Vi anbefaler på det sterkeste å bruke sistnevnte. Det gjør opplevelsen mye bedre.
Inne i Teams finner du de ulike Teamene og Kanalene til venstre i bildet. Strukturen i Teams er hovedsakelig delt opp i to nivåer:
Et Team kan du se på som en overordnet samling av mennesker som jobber sammen i større eller mindre grad. Et eksempel er at hver grossist har sitt eget Team. Dette gjør at man enkelt kan samarbeide og kommunisere innad sin grossist.
Kanaler er måten å kategorisere ulike fagområder, avdelinger og temaer på. Under hvert Team vil du derfor finne ulike Kanaler.
Du har altså tilgang til et eller flere Teams som er valgt for deg basert på din rolle i Spesialgrossisten, og du har ulike kanaler som kategoriserer hva det blir snakket om, og hvilke filer som blir delt.
Det som er felles for alle i hele organisasjonen er teamet som heter Godt Lokalt. Dette teamet har alle tilgang til, og det er her vi har en unik mulighet til å kommunisere på tvers av hele kjeden. Fellesinformasjon, apper, filer osv. som er relevant for alle vil bli delt her.
Det kan være lurt å slå av/på varslinger for de kanalene som er relevante for deg. Da unngår du unødvendig «støy» fra kanaler som ikke du trenger å følge med på, samtidig som du sikrer at du ikke går glipp av viktig informasjon.
For hver kanal du ønsker å endre varslinger på, gjør følgende:
De fleste ansatte i Spesialgrossisten har en egen epost-adresse til jobb, og denne bruker du ved å logge deg inn i Outlook.
Outlook er tilgjengelig både som skriverbordsprogram på PC’en din, web-versjon, og mobil.
Alle filer som ligger i OneDrive kan enkelt deles. Glem den gamle måten å jobbe på der man sender kopier av filer til hverandre via epost. Filer som ligger på OneDrive deles gjennom tilgangsstyring. Det vil si at du kan jobbe i samme dokument som din kollega, samtidig.
Ettersom OneDrive er helt skybasert så har du alltid tilgang til filene dine, uansett hvor du er. Alt du trenger er innlogging med epost-kontoen din.
Du har garantert brukt flere av Microsoft Office sine programmer. Se på det som en «verktøykasse».
De mest brukte appene i Office-pakken er Word, Excel og Power Point.
Samtlige apper er tilgjengelige på både PC og mobil. Ettersom du lagrer dine filer i OneDrive (skyen), vil du også enkelt kunne ta frem dokumentene på mobilen når du er på farten. Det krever da at du har de nødvendige appene installert.
Inne i Office-appen finner du enkelt oversikt over det du jobber med. Om du for eksempel klikker på et Word dokument så vil denne åpnes i Word-appen automatisk.
Gratulerer! Hvis du har fullført alle overnevnte steg, så har du alt du trenger for å komme i gang.
Så hva skjer nå?
Bruk tid på å bli kjent med dine nye verktøy og din nye, digitale arbeidsplass. Kommunikasjon vil i mye større grad foregå her fremover, så det er vel verdt å investere energi i å lære seg dette. Vi forventer ikke at du kan noe av dette fra før, og vi er alle i en fase der vi må lære oss nye verktøy nå. Denne brukerveiledningen har hjulpet deg med å få installert og satt opp appene du trenger, men selve bruken og nytteverdien vil du kun forstå ved å implementere dette i din hverdag.
Forslag til å komme i gang:
Åpne Teams og se om du klarer å skrive en hyggelig melding til en kollega. Vi snakkes på innsiden!
